Dalam rangka memperingati Hari Kearsipan ke-51, PT Semen Padang menggelar learn & share tentang Pengelolaan Arsip secara virtual, Selasa (24/5/2022) pagi.
Kegiatan yang dibuka Direktur Keuangan & Umum PT Semen Padang Oktoweri itu diikuti ratusan karyawan Semen Padang Group, dan SIG Group, dengan narasumber Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Drs. Imam Gunarto, M.Hum, dan Ketua Tim Arsip PT Semen Padang, Nelvi Irawati.
Oktoweri mengatakan, dalam penyelenggaraan kearsipan, PT Semen Padang sudah mendapat pengakuan secara formal dari ANRI dengan predikat Akreditasi A pada tahun 2015 dengan total nilai 81,68 dan naik menjadi 88,81 pada tahun 2021.
“Melalui acara ini, kita berharap agar pengelolaan kearsipan kita lebih tertib, baik dan benar sesuai dengan undang-undang,” kata Oktoweri.
Kepala ANRI, Imam Gunarto mengucapkan terima kasih kepada PT Semen Padang yang telah mengundangnya untuk menjadi narasumber pada webinar learn & share tentang Pengelolaan Arsip. Karena PT Semen Padang sudah dikenalnya sejak 90-an.
“Saya ikut menggawangi kerja sama ANRI dengan PT Semen Padang sejak tahun 90-an. Waktu itu saya masih sebagai pejabat Arsiparis, eselon III dan tentunya saya sangat senang pengembangan Kearsipan PT semen Padang yang terus menanjak dari tahun ke tahun,” katanya.
Imam Gunarto memaparkan bahwa mengelola arsip harus punya spirit dan juga fundamen moral. Fundamen moral dalam pengelolaan arsip itu seperti karya Noam Chomsky dalam bukunya yang sangat menarik, yaitu “It Is the responsibility of intellectuals to speak the truth and to expose lies”.
Fundamen moral dari kegiatan kearsipan itu bertujuan agar pengelola arsip bertanggung jawab sebagai orang yang intelektual yang bisa menyampaikan kebenaran dan mengekspose kebohongan-kebohongan, supaya masyarakat menjadi maju, demokrasi dan transpransi.
Untuk itu, ia berharap agar fundamen moral ini masuk ke jiwa dan sanubarinya aparat kearsipan, arsiparis dan pengelola arsip. Karena, mengelola arsip bukan untuk kearsipan itu sendiri, tapi sebagai bagian dari tanggung jawab kepada bangsa, menyampaikan kebenaran dan mengekspose kebohongan-kebohongan.
“Artinya apa? bukan di arsip ada kebohongan, tapi dengan arsip kita mengungkap kebohongan-kebohongan yang sumbernya bukan dari arsip, tapi mungkin dari hoax. Dengan arsip kita bisa mengungkap bahwa hoax itu atau adalah berita yang tidak benar. Karena, arsip menyimpan dan merekam informasi yang nyata, benar dan lengkap,” kata Imam.
Mantan Sekretaris Utama ANRI ini menyampaikan bahwa ANRI sepakat sekali dengan taggline dari pengelolaan arsip di PT Semen Padang, yaitu “Arsip Hilang Aset Melayang”. Karena, arsip harus dikelola berdasarkan mandat atau aturan perundang-undangan.
Kalau tidak sesuai dengan aturan perundang-undangan, tentu saja otentisitas arsip, keaslian arsip dan kepercayaan arsip menjadi terganggung. “Jika terjadi sengketa tentang aset, kita akan mengalami kekalahan, karena bukti kepemilikan aset itu tidak sesuai dengan aturan main yang disahkan oleh undang-undang,” ujarnya.
Alumni Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada itu menerangkan bahwa pengelolan arsip sebetulnya menjalankan amanat UUD 1945. Pada pasal 28F, disebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan Informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.
Kemudian amanat pasal 33 ayat 2 dan 3 UUD 1945 juga disebutkan bahwa bumi, air, dan kekayaan alam yang dikandung didalamnya dikuasai sepenuhnya oleh negara untuk sebesar-besarnya dipergunakan untuk kemakmuran rakyat. “Nah, pernyataan dikuasai oleh negara itu artinya harus ada bukti-bukti kepemilikan oleh negara,” bebernya.
“Terus terang untuk amanat ini, kita memang agak sedikit kurang serius, karena banyak arsip-arsip tentang bumi air yang dikandung di dalamnya tidak bisa dikelola secara integrasi yang kemudian disajikan kepada masyarakat. Harusnya, arsip tentang kekayaan alam harus dikelola sangat baik untuk menjaga kepentingan negara,” imbuhnya.
Pada kesempatan itu, Imam juga menyampaikan arahan Presiden pada haris Kearsipan ke-50 pada 9 Juni tahun 2021, yaitu tinggalkan cara lama dalam mengelola arsip. Cara lama yang dimaksud itu, jelas Imam, yaitu pengelolaan tidak efisien, akses yang lamban, dan penyimpanan yang tersebar di mana-mana.
“Cara lama ini harus ditinggalkan dan kita harus beradaptasi dengan cara baru bebasis digital, sehingga kearsipan lebih terintegrasi, efisien dan efektif. Apalagi, arsip menjadi landasan dalam membuat keputusan yang cepat dan tepat. Arsip juga menjadi rujukan di dalam negeri maupun internasional untuk berkontribusi besar bagi kemajuan bangsa,” pungkas Imam.
Ketua Tim Arsip PT Semen Padang Nelvi Irawati menyebut bahwa Kearsipan PT Semen Padang memiliki Visi Menuju Manajemen Karesipan yang tepat kelola dan tepat saji dengan memperhatikan aspek K3.
Sedangkan Misi nya, membangun manajemen kearsipan yang efektif dan efisien, peningkatan kemampuan dan kompetensi SDM di unit kearsipan dan koordinator, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, serta menjadikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri perusahaan.
Untuk mewujudkan Visi dan Misi tersebut, manajemen perusahaan mengeluarkan kebijakan kearsipan di PT Semen Padang pada tahun 2018.
Kebijakan kearsipan tersebut di antaranya berbunyi bahwa setiap insan perusahaan bertekad untuk melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan memenuhui seluruh peraturan dan perundang-undangan serta perusahaan yang berlaku, mengelola arsip dengan cara yang tepat kelola dan tepat saji.
Kemudian, menyelamatkan dan mengamankan arsip vital perusahaan, mengembangkan manajemen kearsipan berbasis teknologi informasi dalam pengendalian dampak lingkungan, serta menyinergikan manajemen kearsipan dengan sistem manajemen yang lain.
“Kebijakan dari manajemen perusahaan diimplementasikan dalam manajemen kearsipan yang dilaksanakan secara menyeluruh dan terpadu menuju penyempurnaan berkelanjutan,” kata Nelvi.
Terkait akreditasi karsipan yang diraih PT Semen Padang sejak tahun 2015, Nelvi membeberkan manfaatnya. Di antaranya, siklus pengelolaan arsip yang lebih baik sesuai dengan undang-undang dan peraturan kearsipan, pencarian arsip di sentral arsip kurang dari 5 menit.
“Manfaat lainnya, Semen Padang menjadi bagian dari Memory of Nation (MoN), karena sudah menyerahkan arsip statis ke ANRI, menjadi rujukan pengelolaan kearsipan yang direkomendasikan ANRI dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Sumbar, serta dapat meningkatkan citra perusahaan,” ujarnya.
Learn & Share itu mendapat respons positif dari para peserta. Hal itu terlihat dari komentar dan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan. “Bu Nelvi mohon info kriteria untuk surat keluar yang harus melalui NDO dan non NDO,” kata Sayekti, salah seorang peserta dari IKSG.
Peserta lainnya, Widiastuti, menanyakan apakah aplikasi e-arsip yang digunakan PT Semen Padang dapat digunakan juga oleh SIG Grup dan afiliasi.
Peserta lainnya dari PT Semen Tonasa pada kesempatan itu menyatakan ketertarikannya dengan aplikasi arsip PT Semen Padang. “Aku tertarik dengan aplikasi arsip di Semen Padang. Katanya aplikasi dari SIG ya? Bisa diduplikasi di Semen Tonasa kah?” kata peserta yang bernama Andita. (*)
