Tata kelola arsip yang tertib menjadi bagian penting dari akuntabilitas perusahaan. Arsip menjadi jejak keputusan dan pelaksanaan kerja, sekaligus rujukan audit dan pemeriksaan, sehingga retensi yang disiplin membuat dokumen mudah ditelusuri. PT Hutama Karya (Persero) (Hutama Karya) melaksanakan pemusnahan arsip sebanyak 57.008 berkas di PT Indoarsip Kertaskarya Buanasentosa, Cikarang, pada Kamis (30/1).
Berdasarkan data Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pelaksanaan tersebut sekaligus mencatatkan Hutama Karya sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) klaster Infrastruktur yang melakukan pemusnahan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan kearsipan.
Pemusnahan arsip dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Hutama Karya. Dalam pelaksanaannya, kegiatan melibatkan sejumlah perwakilan divisi sebagai bagian dari Tim Panitia Penilai Arsip, serta persetujuan pemusnahan arsip diverifikasi langsung oleh ANRI.
Koordinator Unit Kearsipan Hutama Karya, Tjahjo Purnomo, menyampaikan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian dari pengelolaan arsip sesuai regulasi. “Kegiatan ini tidak hanya sebagai wujud komitmen perusahaan dalam penguatan tata kelola perusahaan yang baik, namun langkah tersebut juga mendukung efisiensi pengelolaan dokumen yang berintegritas dan berkelanjutan,” ujarnya.
Proses pemusnahan diawali dengan penyerahan daftar arsip yang telah habis Jadwal Retensi Arsip (JRA) oleh Unit Kearsipan. Selanjutnya, Tim Panitia Penilai Arsip melakukan penilaian dan verifikasi berdasarkan nilai guna. Tim juga memastikan arsip tidak memiliki keterkaitan dengan proses hukum yang sedang berjalan. Pengujian kesesuaian terhadap ketentuan kearsipan dilakukan sebelum verifikasi final oleh ANRI.
Di lingkungan kerja modern, arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan. Arsip adalah rujukan keputusan, pengendalian, dan pertanggungjawaban. Karena itu, pemusnahan arsip dilakukan secara terukur dan berbasis jadwal retensi, agar perusahaan tetap memiliki rekam jejak yang relevan, serta memastikan ruang simpan dan proses penelusuran dokumen berjalan lebih efektif.
Pada kesempatan terpisah, Executive Vice President (EVP) Sekretaris Perusahaan Hutama Karya, Mardiansyah menyampaikan bahwa budaya tertib arsip perlu dijaga di setiap unit kerja. “Hutama Karya mendorong pengelolaan dokumen sesuai instrumen kearsipan, kerapian administrasi, serta kepatuhan terhadap ketentuan kearsipan guna memperkuat tata kelola yang makin akuntabel.” tutupnya.
