PT Semen Padang berharap tahun ini bisa meraih akreditasi kearsipan A+ (bintang empat) dari akreditasi A (bintang tiga) sejak 2015.
“Tahun 2015 PT Semen Padang telah mendapatkan akreditasi dengan kualifikasi akreditasi A . Harapan kami tahun ini, PT Semen Padang meraih akreditasi yang lebih tinggi lagi, yaitu akreditasi A Plus,” kata Direktur Keuangan PT Semen Padang Tubagus Muhammad Dharury, Senin (19/4/2021).
Harapan itu disampaikan Tubagus terkait Sidang Pleno Akreditasi Kearsipan yang digelar secara online melalaui aplikasi Zoom pada Senin (12/4/2021) lalu.
Sidang Pleno Akreditasi Kearsipan itu diikuti sejumlah pejabat di lingkungan ANRI, di antaranya, Kepala Pusat Akreditasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Zita Asih Suprastiwi, Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Hilman Rosmana, Koordinator Kelompok Substansi Akreditasi Pusat, Siti Nur Aeni, Koordinator Kelompok Substansi Kearsipan Pusat I Yayan Daryan, Ketua Tim Asesor Akreditasi Ardiani, serta Tim Asesor Akreditasi Irvan Azhari dan Nia Pratiwi.
Dari PT Semen Padang hadir Direktur Keuangan Tubagus Muhammad Dharury, Ketua Tim Kearsipan Nelvi Irawati, serta Staf Sistem Manajemen dan Tim Akreditasi Kearsipan, Mulya Andhika Putra dan Reni Sari Ramadhani.
Kepala Pusat Akreditasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Zita Asih Suprastiwi mengapresiasi PT Semen Padang karena merupakan BUMN pertama yang berhasil masuk ke tahapan Sidang Pleno Akreditasi Kearsipan tahun 2021.
Zita Asih Suprastiwi mengatakan, sidang pleno merupakan tahapan penentuan dari perjalanan akreditasi kearsipan, dimana hasil sidang pleno menjadi tolak ukur dari penetapan akreditasi dari Unit Kearsipan yang ada di suatu lembaga, termasuk di PT Semen Padang.
“Tujuan Akreditasi Kearsipan itu adalah untuk memberikan pengakuan formal, bahwa penyelenggaraan kearsipan telah memenuhi persyaratan dan standar akreditasi kearsipan terhadap kualitas dan kompetensi suatu lembaga,” katanya.
Ketua Tim Kearsipan PT Semen Padang Nelvi Irawati menambahkan, PT Semen Padang mengikuti akreditasi kearsipan ini, karena masa akreditasi Arsip PT Semen Padang yang diraih pada 2015 sudah berakhir pada Juni 2020 lalu.
Untuk memperpanjang akreditasi kearsipan, PT Semen Padang kemudian mengajukan re-akreditasi dengan mengirimkan surat pengajuan re-akreditasi ke ANRI pada 13 Januari 2020.
Pada 21 Februari 2020, PT Semen Padang mendapat jawaban surat persetujuan perpanjangan akreditasi dari ANRI. Sebagai tindaklanjut dari surat persetujuan tersebut, PT Semen Padang kemudian mengundang ANRI untuk melakukan sosialisasi dan bimbingan teknis akreditasi.
Undangan dari PT Semen Padang itu dipenuhi oleh ANRI, dan Kepala Pusat Akreditasi ANRI yang saat itu dijabat oleh Rudi Anton, langsung turun ke PT Semen Padang untuk melakukan sosialisasi dan bimbingan teknis akreditasi kepada tim arsip PT Semen Padang di Wisma Indarung pada 5 Maret 2020.
Setelah sosialisasi dan bimbingan teknis akreditasi digelar, PT Semen Padang kemudian melakukan pengisian kuesioner dan porto folio yang disubmit dengan dokumen pendukung tanggal 14 Maret 2020. Namun karena pandemi COVID-19, semua proses dilakukan secara online.
“Karena pandemi, kegiatan verifikasi lapangan ditiadakan. Uji petik dalam rangka proses penilaian dilakukan secara online, termasuk sidang pleno. Sidang pleno akreditasi kearsipan ini adalah kegiatan puncak dari akreditasi kearsipan. Jadi setelah pleno inilah perolehan akreditasi dimumkan ANRI,” ujarnya.
Dalam Sidang Pleno Akreditasi Kearsipan bersama ANRI itu, Nelvi juga menyampaikan kegiatan pengelolaan kearsipan dan inovasi-inovasi yang telah dilakukan di PT Semen Padang. Di antaranya, inovasi tentang pemanfaatan limbah pabrik kantong milik PT Semen Padang yang dimanfaatkan untuk pengganti kertas cashing (pembungkus Arsip).
“Kami pun juga mengeskpos upaya tim Arsip PT Semen Padang dalam meminimalisir dupulikasi arsip atau dokumen dengan cara melakukan modernisasi sistim kearsipan, seperti membuat aplikasi e-Arsip,” pungkas Nelvi.
